Executive Assistant to Senior Leadership / Adjoint exécutif ou adjointe exécutive aux cadres su[…]

Executive Assistant to Senior Leadership / Adjoint exécutif ou adjointe exécutive aux cadres supérieurs

LaFondation David Suzukiest une organisation environnementale canadienne à but non lucratif, fondée en 1990. Nous œuvrons tant en anglais qu’en français, avec des bureaux à Vancouver, Toronto et Montréal. Nous sommes une organisation allochtone canadienne qui s’efforce de protéger le climat, la nature et les communautés, en respectant les droits et les titres des nations autochtones. Nous croyons que le leadership autochtone est la clé de notre avenir collectif. Nous cherchons à travailler avec différents peuples à travers le Canada, y compris les communautés des Premières Nations, tous les niveaux de gouvernement et les citoyens qui se soucient de la justice environnementale, afin de trouver des solutions pour créer un Canada durable. Nous nous appuyons sur la recherche, les connaissances écologiques traditionnelles, les politiques novatrices et les solutions juridiques en matière d’environnement, la communication et l’engagement du public.

La vision que nous poursuivons au FDS est celle d’agir chaque jour en étant conscients que nous sommes interdépendants avec la nature et les uns avec les autres. La Fondation s’est engagée à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion afin de répondre aux liens entre les crises du climat et de la biodiversité, et la justice sociale et l’équité. En tant qu’organisation, nous sommes en quête de transformation pour ancrer ces valeurs, décoloniser nos pratiques et devenir une organisation antiraciste. Rejoignez-nous pour créer un monde socialement et écologiquement juste, où la diversité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est considérée comme essentielle à notre avenir collectif.

Description de poste

Titre du poste: Adjoint exécutif ou adjointe exécutive aux cadres supérieurs

Conditions: Poste à temps plein d’un an (34heures par semaine de 4jours)

Endroit: Principalement dans un bureau à Vancouver, Montréal ou Toronto; certains déplacements entre les bureaux de la Fondation David Suzuki (FDS)

Supérieur.e.s hiérarchiques: Directrice générale et directrice principale, Exploitation

Salaire: $57,000 – $67,000

À propos du poste

L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive aux cadres supérieurs aide la directrice générale et la directrice principale, Exploitation dans leurs activités quotidiennes, en gérant leur emploi du temps, en triant et en hiérarchisant la correspondance, en gérant et en mettant à jour les dossiers et les processus financiers, et en préparant la correspondance et les documents des réunions, le cas échéant. Ce poste est un canal important pour les divers axes de travail des cadres supérieurs et facilite la liaison et la collaboration entre ceux-ci, l’équipe de direction et ses groupes de travail, le conseil d’administration, les publics externes et le personnel dans l’ensemble de l’organisme.

• Fournir un soutien administratif à la directrice générale et à la directrice principale, Exploitation, notamment en gérant les calendriers, en répondant aux demandes, et en préparant les rapports, les projets et la correspondance.
• En étroite collaboration avec les cadres supérieurs, le responsable du conseil d’administration, les membres du conseil d’administration et l’équipe de direction, faciliter la planification et la préparation des réunions du conseil d’administration et des comités du conseil d’administration.
• Établir les horaires, définir l’ordre du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions de l’équipe de direction et d’autres réunions, le cas échéant.
• En étroite collaboration avec le personnel fédéral chargé des relations gouvernementales, mettre à jour et entretenir le registre fédéral des activités de lobbyisme de la FDS, soumettre des rapports mensuels sur les activités de lobbyisme au niveau fédéral et soutenir la formation des nouveaux membres du personnel sur les exigences et le processus de soumission des relations gouvernementales au niveau fédéral.
• En étroite collaboration avec les cadres supérieurs, examiner régulièrement les priorités du service, et mettre à jour et gérer les livrables des plans annuels et stratégiques définis par les cadres supérieurs par le truchement des plateformes ou documents pertinents.
• Soutenir la planification des événements et des retraites du service, y compris les retraites des membres de l’équipe de direction et de l’ensemble du personnel.
• En étroite collaboration avec le service des Finances et Administration, coordonner les processus financiers, administratifs et opérationnels récurrents pour les cadres supérieurs afin d’assurer un flux de travail harmonieux, notamment en aidant l’équipe des Finances à obtenir les pouvoirs de signature appropriés.
• Aider la directrice générale et la directrice principale, Exploitation à gérer le budget, notamment en offrant un soutien pour les contrats et en effectuant le suivi des dépassements de budget et des écarts.
• Traiter les dépenses avec précision et rapidité afin d’assurer le suivi et la consignation des données financières en toute transparence.
• Soutenir la gestion des relations extérieures des cadres supérieurs (p.ex., fournisseurs, donateurs et demandes de renseignements généraux).
• Soutenir la formation des membres de l’équipe à l’utilisation d’outils et de formulaires financiers et au respect des politiques et processus administratifs établis de l’organisme.
• Gérer et mettre à jour la base de données administratives et les systèmes d’archivage du service.
• Effectuer des recherches et formuler des recommandations sur des projets ou tâches spéciaux, le cas échéant.
• Exécuter d’autres tâches selon les besoins

Formation et expérience

Nous comprenons que l’expérience peut varier d’une personne à l’autre. Veuillez nous dévoiler la vôtre en lien avec les exigences suivantes :

• De trois à cinqans d’expérience administrative progressive pour des cadres supérieurs.
• Expérience de soutien à des dirigeants de haut niveau, un atout.

Connaissances, aptitudes et compétences

• Style collégial relationnel, inclusif, transparent et fondé sur les principes d’équité, de diversité et d’inclusion.
• Capacité à organiser efficacement, à hiérarchiser et à adapter les plans de travail pour se conformer à des échéances et des besoins changeants.
• Aptitude à collaborer efficacement avec d’autres équipes et à régler les problèmes pour faire avancer plusieurs initiatives tout en gérant des priorités concurrentes.
• Solide expérience pratique des applications Microsoft Office et solides compétences en matière de résolution de problèmes techniques.
• Expérience de la gestion des finances, de la budgétisation et des processus de dépenses.
• Bon jugement, solide éthique professionnelle et discrétion dans tous les dossiers, tout particulièrement dans le cas des questions confidentielles et délicates.
• Capacité à s’engager efficacement et à établir des relations avec des publics multiples et divers (conseil d’administration, Premières Nations hôtes, donateurs, personnel, public).
• Excellentes aptitudes à la communication. Maîtrise du français, un atout.
• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble d’avantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à l’amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s’y trouvent.

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l’adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/. Le poste restera affiché jusqu’à ce qu’il soit pourvu.

La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l’équité et de la diversité et de la création d’un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l’équité, en particulier les autochtones et les personnes racialisées, les membres des communautés LGBTQIA2S+, trans et de genre divers, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.

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