Bilingual (EN/FR) Client Onboarding Specialist

Job Description

<p>Notified is seeking a Bilingual (EN/FR) Client Onboarding Specialist in Toronto. Our expectation at this time is that you will work from our office, located at 155 University Avenue, on Tuesday, Wednesday and Thursday with flexibility to work from home on Monday and Friday. The shift will be Monday - Friday, 9:00 a.m. - 5:30 p.m. ET. </p><p> </p><p>The Client Onboarding Specialist is responsible for executing and managing the support and delivery of services to contracted clients and serves as a subject matter expert for Notified products. The Client Onboarding Specialist builds and maintains strong client relationships that allow for an understanding of each client’s individual needs and workflow and provides specialized consultative services. They will maintain tight control over the project delivery, risks, scope of work and budget and promote the organization’s capabilities to clients to identify sales opportunities to be forwarded to the account managers and sales team. </p><p><br></p><p><strong>Essential Duties: </strong></p><p><br></p><p>Duties include any or all the following (other duties may be assigned as needed):</p><ul><li>Acts as the primary point of contact for new client onboarding and provides consultative support for assigned clients.</li><li>Collaborate with internal groups such as sales, success coach, account managers, product development, and manager to ensure quality and timely services are delivered to clients.</li><li>Educates and trains clients on product features, enhancements, and industry best practices.</li><li>Aggressively manage technical and program issues to ensure operational excellence and timely resolution.</li><li>Consistently exceed client satisfaction by openly and thoroughly evaluating all requests, proceeding with recommended solutions that are mutually beneficial</li><li>Escalate to management any situation outside the employee's control that could adversely impact the service provided to the client</li><li>Provide feedback to management when client expectations appear to be unreasonable or unrealistic and recommend feasible solutions</li><li>Identify any obstacles to providing the highest quality customer service and communicate constructive feedback to management</li><li>Prepares for and participates in service account reviews and at-risk meetings as needed.</li><li>Based on area of focus, acquires and maintains a working knowledge of the referral marketing industry, investor relations or public relations and keeps apprised of its changes.</li></ul><p><br></p><p><strong>Project Coordination:</strong></p><ul><li>Coordinate, prioritize, and participate in activities associated with completing assigned projects or project task(s).</li><li>Ensure program is setup in a timely, accurate, and quality manner striving to exceed expectations</li><li>Update project plan as necessary</li><li>Communicate and continually update client on development timeframes, monitoring and ensuring all client deliverables are received on time and in proper order</li><li>Provide management with status reports detailing project status and timelines</li></ul><p><br></p><p><strong>Minimum Qualifications:</strong></p><p><br></p><p><strong>Education</strong>:</p><ul><li>Bachelor's degree from an accredited college or university in communications, marketing or, business administration required. Equivalent work experience in a similar position may be substituted for educational requirements.</li></ul><p><strong>Experience</strong>: </p><ul><li>Minimum of 2 years of experience in a customer/client service position required.</li><li>Minimum of 2 years increasingly responsible project management experience required with an emphasis on technical capabilities preferred.</li><li>Proficient in English & French, both written and verbal required.</li><li>Based on area of responsibility, previous experience working in a SaaS environment preferred as well as working with working with ConnectWise, Salesforce, Smartsheet, and/or JIRA</li><li>Strong Computer Skills (MS Word, Excel, Outlook, Internet research skills, ability to learn new software quickly).</li><li>Excellent customer service skills and a genuine enthusiasm for assisting clients.</li><li>Excellent communication, interpersonal and presentation skills.</li><li>Must be able to work independently and proactively with minimal supervision.</li><li>Ability to work effectively with a variety of people in a team environment.</li><li>Experience working in a fast-paced environment.</li><li>Detail oriented & ability to juggle multiple tasks simultaneously.</li><li>Team player with a positive attitude & diligent work ethic.</li></ul><p><br></p><p><strong><u>Travel / Physical Demands</u></strong></p><ul><li>Travel typically less than 10%. Office environment. No special physical demands required.</li></ul><p><br></p><p><strong>Award-Winning Technology & Service </strong></p><ul><li>#1 Press Release Distribution, <em>Summer 2025 G2 Report</em></li><li>PR Innovation of the Year, <em>2025 Gold Stevie Awards Winner</em></li><li>Platinum Winner, <em>2025 Titan Business Awards</em> </li><li>2025 PRWeek Awards Finalist </li><li>Inc. 2024 Best in Business List </li><li>Best Press Release Distribution Company, <em>MarTech Breakthrough Awards</em> </li></ul><p><br></p><p>Notified recherche un(e) spécialiste de l'intégration bilingue (anglais/français) à Toronto. Le poste est basé à nos bureaux, situés au 155, avenue University, les mardis, mercredis et jeudis, avec possibilité de télétravail les lundis et vendredis. Les horaires sont du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30 (heure de l'Est).</p><p>Le/La spécialiste de l'intégration est responsable de la mise en œuvre et de la gestion du support et de la prestation de services aux clients sous contrat. Il/Elle fait office d'expert(e) en la matière pour les produits Notified. Il/Elle établit et entretient des relations clients solides, ce qui lui permet de comprendre les besoins et les processus spécifiques de chaque client, et fournit des services de conseil spécialisés. Il/Elle assure un suivi rigoureux du déroulement des projets, des risques, du périmètre des travaux et du budget, et promeut les atouts de l'entreprise auprès des clients afin d'identifier les opportunités commerciales à transmettre aux gestionnaires de comptes et à l'équipe de vente.</p><p>Fonctions essentielles :</p><p>Les fonctions comprennent tout ou partie des éléments suivants (d'autres tâches peuvent être assignées au besoin) :</p><p>• Agir comme principal point de contact pour l'intégration des nouveaux clients et fournir un soutien consultatif aux clients assignés.</p><p>• Collaborer avec les équipes internes (ventes, coaching de réussite client, gestionnaires de comptes, développement de produits et direction) afin d'assurer la prestation de services de qualité et dans les délais impartis.</p><p>• Former les clients aux fonctionnalités des produits, aux améliorations apportées et aux meilleures pratiques du secteur.</p><p>• Gérer avec diligence les problèmes techniques et liés aux programmes afin d'assurer l'excellence opérationnelle et une résolution rapide.</p><p>• Dépasser systématiquement les attentes des clients en évaluant ouvertement et minutieusement toutes les demandes et en proposant des solutions mutuellement avantageuses.</p><p>• Signaler à la direction toute situation indépendante de la volonté de l'employé susceptible d'affecter négativement le service fourni au client.</p><p>• Fournir un retour d'information à la direction lorsque les attentes des clients semblent déraisonnables ou irréalistes et recommander des solutions réalisables.</p><p>• Identifier tout obstacle à la prestation d'un service client de la plus haute qualité et communiquer un retour d'information constructif à la direction.</p><p><br></p><p>Coordination de projet :</p><p>Coordonne, priorise et participe aux activités liées à la réalisation des projets ou tâches qui lui sont confiés.</p><p>• Veille à la mise en place du programme de manière rapide, précise et de qualité, en s'efforçant de dépasser les attentes.</p><p>• Met à jour le plan de projet si nécessaire.</p><p>• Communique régulièrement avec le client et le tient informé des délais de développement, en s'assurant que tous les livrables sont reçus à temps et dans l'ordre prévu.</p><p>• Fournit à la direction des rapports d'avancement détaillés sur l'état d'avancement et le calendrier du projet.</p><p> Qualifications minimales :</p><p><br></p><p>Formation :</p><p>Baccalauréat d’une université ou d’un établissement d’enseignement supérieur accrédité en communication, marketing ou administration des affaires requis. Une expérience professionnelle équivalente à un poste similaire peut remplacer les exigences de formation.</p><p><br></p><p>Expérience :</p><p><br></p><p>• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste de service à la clientèle requis.</p><p>• Minimum de 2 ans d’expérience en gestion de projet à responsabilités croissantes requis, avec une préférence pour les compétences techniques.</p><p>• Maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, requise.</p><p>• Selon le domaine de responsabilité, une expérience préalable dans un environnement SaaS est préférable, ainsi qu’une expérience avec ConnectWise, Salesforce, Smartsheet et/ou JIRA.</p><p>• Excellentes compétences informatiques (MS Word, Excel, Outlook, compétences en recherche sur Internet, capacité d’apprentissage rapide de nouveaux logiciels).</p><p>• Excellent sens du service à la clientèle et réel enthousiasme pour l’assistance aux clients.</p><p>• Excellentes aptitudes à la communication, aux relations interpersonnelles et à la présentation.</p><p>• Capacité à travailler de façon autonome et proactive avec un minimum de supervision.</p><p>• Capacité à travailler efficacement en équipe avec diverses personnes. • Expérience de travail dans un environnement dynamique.</p><p>• Souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.</p><p>• Esprit d'équipe, attitude positive et rigueur professionnelle.</p><p>Déplacements / Exigences physiques</p><p><br></p><p>• Déplacements généralement inférieurs à 10 %. Travail de bureau. Aucune exigence physique particulière.</p><p>Technologie et service primés</p><p>• N° 1 en distribution de communiqués de presse, Rapport G2 Été 2025</p><p>• Innovation RP de l'année, Stevie Awards d'or 2025</p><p>• Lauréat Platine, Titan Business Awards 2025</p><p>• Finaliste des PRWeek Awards 2025</p><p>• Classé parmi les meilleures entreprises par Inc. en 2024</p><p>• Meilleure entreprise de distribution de communiqués de presse, MarTech Breakthrough Awards</p>